Pour qu’un stage soit proposé à l’inscription en ligne, il faut que la fiche de stage comporte les options suivantes :

Si un stage est Privé il ne sera pas proposé aux stagiaires sur le formulaire d’inscription en ligne. Par contre il sera proposé aux membres de l’AFDM qui se sont fait reconnaître par leur identifiant et mot de passe.

Les stages complets ou ceux des années précédentes ne sont jamais proposés.

Le formulaire d’inscription est accessible sur le site et doit être rempli en ligne par les stagiaires. Il n’y aura donc plus besoin de gérer directement les informations des stagiaires. De plus toutes les informations sont mémorisées et restent disponibles sans limite de temps.

Lorsqu’un formulaire est envoyé par un stagiaire, l’organisateur du stage reçoit un mail d’information. Il lui suffira d’aller sur le site pour contrôler les informations fournies par le stagiaire. Il demandera au stagiaire les documents nécessaires, puis validera l’inscription.

Par la suite il est prévu de gérer des documents en ligne. Le stagiaire pourra alors télécharger ses documents scannés, ce qui évitera à l’organisateur du stage de s’en occuper, et permettra de les conserver sans limite de temps.

Si le stagiaire a un problème (pas d’accès internet...) il reste possible de faire l’inscription à sa place. Recueillir les informations par téléphone ou mail, puis aller au menu : Administration > Page d’inscription aux stages.

Il suffit alors d’entrer les informations, exactement comme le ferait le stagiaire.

Il est possible de prévoir et gérer des stages réservés à la vie de l’association, dits "privés". Dans ce cas les inscriptions doivent obligatoirement être faites par une personne (ou plusieurs) ayant accès à GAELA, puisque les stages privés ne sont pas proposés aux personnes ne faisant pas partie de l’AFDM.

Pour permettre les inscriptions en ligne, GAELA doit connaître les stages. Chaque stage doit être renseigné dans GAELA. Ce n’est pas une perte de temps puisque saisir les informations de stage ne devrait pas prendre plus de trois ou quatre minutes. Les stagiaires qui s’inscrivent en ligne pourront directement choisir leur stage, et toutes les informations des stagiaires seront disponibles en permanence dans GAELA.

Les informations enregistrées pour le stage incluent les animateurs prévus, ainsi que le pro. On peut aussi ajouter des notes générales.

Ces instruments devraient faciliter la gestion des stages et éventuellement aider à la collaboration lorsque plusieurs personnes s’occupent de l’organisation. De plus, il y aura un historique des stages, ce qui n’avait jamais existé auparavant.

Cliquer Menu > Stages puis cliquer le crayon à droite du stage qu’on souhaite organiser. Le stage voulu s’affiche, avec l’ensemble de ses informations : lieu, dates, statut, animateurs, stagiaires.

Dans l’onglet Organisation, on peut par exemple :

• modifier toutes les caractéristiques du stage
• faire évoluer son statut, par exemple le passer de Planifié à Validé
• inscrire ou désinscrire les animateurs

Dans l’onglet Stagiaires, on peut pour chacun d’eux par exemple :

• cliquer pour valider les stagiaires qui se sont inscrits en ligne
• noter leurs règlements
• cliquer pour imprimer les attestations de stage pour chaque stagiaire

Dans Stages > Stagiaires on peut enregistrer un acompte et un règlement pour chaque stagiaire. La date où cet enregistrement est effectué est automatiquement inscrite. Cette date n’est pas affichée sur le stage mais visible et même modifiable dans la section Paiements enregistrés.

Adhésions : dans les fiches personnelles on trouve une section intitulée Paiements enregistrés. C’est une liste qui reprend tous les paiements effectués par la personne, y compris ceux des stages (bien qu’ils aient été enregistrés pour les Stages, ils apparaissent également ici). On peut modifier un enregistrement : date, libellé et montant. Et on peut ajouter un nouveau paiement, ou même un remboursement en indiquant un montant négatif.

Autres paiements : l’enregistrement des paiements ne se limite pas aux stages et adhésions. On peut indiquer librement un libellé décrivant la nature du paiement. On peut noter un remboursement en indiquant un montant négatif.

GAELA permet en quelques clics d’imprimer soi-même les attestations de stage. Voir plus haut le paragraphe "Comment gérer un stage en particulier".

Administration > Préférences : cette page permet d’enregistrer quelques informations qui ne changent pas d’un stage à l’autre. Le but est simplement d’économiser un peu de temps en évitant de devoir les entrer à nouveau à chaque stage. Lorsqu’on crée un nouveau stage, ces informations seront automatiquement pré-remplies. Elles resteront modifiables ponctuellement pour chaque stage.

Les stagiaires sont enregistrés dans GAELA automatiquement à travers l’inscription en ligne. Les adhérents, animateurs, enseignants et autres doivent être référencés en leur créant une fiche. C’est simple et rapide, juste un petit formulaire à remplir en ligne. Les adresses mail sont essentielles, donc faites particulièrement attention à les inscrire correctement et à les tenir à jour.

L’enregistrement des animateurs et enseignants contribue à la gestion des stages et à alimenter l’historique des stages.

Grâce à l’enregistrement des adhérents, il ne devrait plus y avoir cette situation absurde où l’AFDM na possède pas de liste complète de ses adhérents. L’enregistrement des cotisations est très important et complète la gestion des adhérents de l’association.

Toutes ces personnes se trouvent dans l’annuaire de GAELA : Menu > Annuaire.

Menu > Stages sélectionne automatiquement les stages de cette année pour ton AFDM. Ensuite sur la page des stages, d’autres sélections sont possibles.

Menu > Annuaire sélectionne automatiquement toutes les personnes rattachées à ton AFDM, adhérents, stagiaires, animateurs et pro. Ensuite sur la page de l’annuaire, d’autres sélections sont possibles.

Accueil > Modifier un stage existant affiche automatiquement les stages de cette année pour ton AFDM.

Accueil > Animateurs affiche automatiquement les animateurs rattachés à ton AFDM.

Accueil > Pro affiche automatiquement les Pro rattachés à ton AFDM.

Accueil > Stagiaires affiche automatiquement les stagiaires de ton AFDM pour l’année en cours.

Accueil > Adhérents affiche automatiquement tous les adhérents rattachés à ton AFDM.

Sur la page annuaire, d’autres sélections sont possibles.

Divers éléments de l’interface de GAELA possèdent une infobulle. Placer la souris deux secondes au-dessus de l’élément et une petite bulle d’information apparaîtra.

Cette icône possède une infobulle : .

N’hésitez pas à suggérer d’ajouter des infobulles aux endroits qui n’en ont pas encore mais mériteraient pourtant une petite explication locale.

NOTE pour ceux qui utilisent le navigateur Microsoft Edge : les infobulles ne sont pas affichées si le curseur est positionné à l’intérieur d’un champ éditable. Pour voir l’infobulle il faut sortir du champ.

Cherche encore un peu. Et quand tu en auras assez de chercher, passe la souris sur "GAELA" dans le menu en haut de la page.

Une petite incohérence dans GAELA : certains messages disent "tu" et d’autres "vous". Ce logiciel a été long à réaliser et l’expression n’a pas été aussi constante qu’elle aurait dû.

Mais au lieu de tout changer arbitrairement pour le "tu" ou le "vous", pourquoi ne pas décider ensemble ? Si vous voulez, envoie ton avis .

• Enregistrement des moto-écoles également pour approcher de 100% des informations AFDM
• Adhésion en ligne à l’AFDM, de la même manière que l’inscription aux stages
• Evaluations post-stage, standardisées, exploitables et probablement publiables
• Suivi des stagiaires à travers des procédures de mailing
• Impression de factures (et autres documents)
• Liste des encaissements de l’année par stagiaire et total par stage
• Liste des frais liés aux stages et total par stage; synthèse de l’année (encaissements - frais)
• Gestion des documents de stage (scan du permis de conduire et plusieurs autres choses)
• Si possible paiement en ligne des stages, des adhésions AFDM (nécessite de créer un compte "marchand" auprès
  d’un organisme de paiement)
• FAIT Impression des attestations de stage
• FAIT Enregistrement des paiements de stages
• FAIT Enregistrement des paiements d’adhésions
• FAIT Publier les stages automatiquement sur le site afdm.org avec un bouton qui amène à la page d’inscription en ligne